一、12個月前
1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面，綜合專jia意見選定全年展覽計劃；
2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料；
3、選定場地；
4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃。
二、9個月前
1、設計展覽結構；
2、取得展覽管理公司的設計批準；
3、選擇交準備參展產品；
4、與國外潛在客戶及目標顧客聯絡；
5，制作展覽宣傳冊。
三、6個前
1、以廣告或郵件等進行推廣活動；
2、確定旅行計劃；
3、支付展場及其他所需服務的預行付款；
4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，并準備必要的翻譯；
5、安排展覽期間翻譯員；
6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷。
四、3個月前
1、繼續追蹤產品推廣活動；
2、zui后確實參展樣品，并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品，貼上公司標簽，贈送索取樣品的客商；
3、將展位結構設計做zui后的決定；
4、計劃訪客回應處理程序；
5、訓練參展員工；
6、排定展覽期間的約談；
7、安排展覽現場或場外的招待會；
8、購買外匯。
五、四天前
1、將運貨文件、展覽說明書等額外影印本放人公事包；
2、搭乘飛機zhi目的地。
六、三天前
1、抵達，飯店登記
2、視察展覽廳及場地；
3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達；
4、指示運輸承包商將物品運送zhi會場；
5、聯絡所有現場服務承包商，確定一般準備就緒；
6、與展覽組織代表聯絡，告知通訊方法；
7、訪問當地顧客。
七、兩天前
1、確定所有物品運送完成；
2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、將所有活動節目做zui后的決定。
八、一天前
1、將攤位架構、設備及用品做zui后的檢查；
2、將促銷用品發送直接分配中心；
3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前zui后簡報。
九、展覽期間
1、盡早到會場；
2、于展覽第yi天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；
3、實地觀察后盡早預約明年場地；
4、詳細記錄每個到訪客戶的情況及要球，勿憑事后記憶；
5、對于沒有把握的產品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應承，必須按質按期完成，以取得客戶合作信心；
6、每日與員工進行簡報；
7、每天將潛在商機及顧客資料送加公司，即時處理及回應。
十、展覽結束
1、監督攤位拆除；
2、處理商機；
3、寄出謝卡。